Documentar interações com clientes é um dos ingredientes secretos para criar uma cultura centrada no cliente. Esse ingrediente ajuda as organizações a obter informações valiosas sobre os problemas e demandas de seus clientes atuais e potenciais e encontrar as melhores soluções para todos os casos. O VoIP com gravação de chamadas pode levar seu negócio para o próximo nível!

Um dos recursos de um sistema VoIP, a gravação de chamadas, é uma ferramenta valiosa, mas muitas vezes esquecida, que ajuda a documentar interações de modo muito conveniente.

A gravação de chamadas tem sido usada por grandes empresas há muito tempo, mas graças à tecnologia VoIP, esse recurso tornou-se acessível às pequenas e médias empresas também.

Embora o VoIP com gravação de chamadas não pareça algo tão inovador, na verdade, pode trazer muitos benefícios para as organizações.

Veja, a seguir, como o VoIP com gravação de chamadas pode dar a sua empresa uma boa vantagem competitiva.

Medir desempenho dos funcionários

No início de uma operação, a gravação de chamadas é uma excelente maneira para os supervisores e gestores medirem o desempenho dos funcionários, podendo encontrar os pontos fortes e fracos de cada um.

Ao analisar as chamadas de sua equipe, você conseguirá determinar quem precisa de mais treinamento (seja para desenvolver suas habilidades de comunicação ou para melhorar o conhecimento sobre o produto ou serviço) e quem pode servir como um bom modelo para os outros membros da equipe.

Recepcionistas, secretárias, representantes de venda e agentes de suporte técnico, em particular, podem tirar proveito do treinamento que você ou seus gestores podem prover graças ao VoIP com gravação de chamadas.

Evitar mal-entendidos

Mal-entendidos com clientes e fornecedores são uma realidade incontornável. Muitas vezes, eles ocorrem devido a falhas de comunicação, o que pode se estender a processos dispendiosos se a situação não for resolvida adequadamente.

O VoIP com gravação de chamadas pode ajudar a evitar tais complicações, uma vez que permite rastrear informações específicas sobre o que realmente foi dito e por quem foi dito.

Imagine que um cliente irado insiste que você deve a ele um reembolso de dispositivo defeituoso porque um de seus representantes de vendas prometeu uma garantia de reembolso. Se você não tem uma cópia da referida conversa, seria impossível verificar a autenticidade do pedido e pacificar o cliente irritado. Porém, se você tem uma cópia gravada da chamada, você pode facilmente reproduzi-la e descobrir o que realmente aconteceu, resolvendo o problema imediatamente.

Focar na conversa em tempo real

Fazer anotações enquanto conversa com um cliente é importante, mas às vezes fica difícil participar do diálogo com atenção e fazer anotações ao mesmo tempo.

Com o recurso de gravação de chamadas, você se livra da árdua tarefa de fazer anotações enquanto dialoga e pode, portanto, focar na conversa em tempo real e torná-la muito mais produtiva. Depois, é só reproduzir a gravação da chamada e obter todas as informações que você precisa.

Manter o seu negócio seguro

O VoIP com gravação de chamadas também permite que as organizações detectem quando alguma informação comercial confidencial foi compartilhada durante uma ligação.

Além disso, você também pode monitorar se seus funcionários estão usando o telefone para chamadas pessoais, atividades ilegais ou outras conversas inapropriadas que poderiam ser prejudiciais para o negócio.