Encontrar-se pessoalmente com colegas, funcionários e clientes gera uma experiência mais pessoal. Não há como negar que a comunicação cara-a-cara constrói confiança e credibilidade, fortalece os relacionamentos e melhora a criatividade e a colaboração. No entanto, um recurso oferecido por sistemas de telefonia digital, a videoconferência VoIP, pode ser a melhor solução quando uma reunião física não for viável.

Em casos de mudança no orçamento ou expansão em escala nacional/global, por exemplo, o recurso de videoconferência VoIP pode ser melhor do que uma comunicação via chat, e-mail ou telefone.

Além de ser uma solução conveniente, econômica e ecológica, a videoconferência VoIP também permite que as empresas evitem certas situações indesejáveis que são frequentemente associadas a viagens para reuniões presenciais.

Abaixo estão quatro dos problemas comuns que podem ser eliminados usando a videoconferência VoIP.

1. Reuniões adiadas, atrasadas ou canceladas

Quantas reuniões foram adiadas, atrasadas ou canceladas porque um participante não conseguiu chegar a tempo? Estima-se que pelo menos 37% das reuniões começam depois do horário programado. Muitas vezes, os vilões são o trânsito, o atraso das linhas aéreas ou demais circunstâncias imprevisíveis.

Por meio de uma videoconferência VoIP, os participantes não precisam viajar e fazer preparações adicionais, eles só precisam preparar seu computador ou dispositivo móvel, garantir uma conexão de internet estável e estar com as ideias na ponta da língua. Assim, usar a videoconferência ajuda a evitar uma série de problemas comuns que podem atrasar uma reunião.

2. Tempo de viagem improdutivo

Para as empresas, o velho ditado “tempo é dinheiro” não poderia ser mais verdadeiro. Assim, em vez de passar tempo viajando até uma reunião presencial, o seu tempo pode ser melhor gasto em uma reunião por vídeo.

Com a popularidade dos aplicativos VoIP para celular, realizar uma reunião em qualquer lugar e a partir de qualquer dispositivo é cada vez mais fácil, já que diversos fornecedores VoIP integram o recurso de videoconferência em seus aplicativos.

3. Riscos associados à viagem

Há uma série de medidas de segurança, riscos e problemas de saúde associados com viagens, especialmente para o exterior.

Viagens de negócios frequentes aumentam as chances de uma pessoa sofrer um acidente vascular cerebral, um ataque cardíaco e até mesmo trombose de veia profunda.

Uma alta frequência de viagens de negócio também pode resultar na adoção de estilos de vida pouco saudáveis como dieta inadequada e falta de exercício, o que afeta diretamente seu desempenho no trabalho.

Outro risco associado às viagens de negócio é o de perder equipamentos e/ou materiais da empresa.

Ao reduzir suas viagens de negócios e implementar uma solução de videoconferência VoIP, as organizações podem reduzir esses riscos.

4. Resposta e tomada de decisão lentas

Organizar reuniões presenciais não faz sentido quando pessoas-chave ou partes interessadas estão espalhadas por diferentes locais ou quando uma empresa precisa tomar decisões rápidas sobre questões críticas.

A videoconferência VoIP, por sua vez, oferece a solução perfeita para que as empresas tomem decisões mais rápidas e melhorem o tempo de resposta, permitindo que os colaboradores discutam preocupações urgentes de forma imediata e, juntos, desenvolvam uma estratégia simples para enfrentá-las.